Das Eventprotokoll bei Online-Veranstaltungen

von | 13.11.2021 | Umgangsformen, Knigge, Kommunikation, Etikette, Digitalisierung

Die Pandemie stellt uns vor neue Herausforderungen. Davon ist auch die Eventbranche betroffen und mit ihr das Protokoll.

Online Protokoll

Foto: Shutterstock

Was ist „Protokoll“ und warum ist es so wichtig bei Events?

Mit dem Protokoll meinen wir nicht die Niederschriften von Meetings oder gar Strafzettel. Wir sprechen dabei vom offiziellen Rahmen und den zeremoniellen Regeln bei Veranstaltungen. Das ist das Eventprotokoll.

Besonders bei Veranstaltungen mit hochrangigen Gästen aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft ist Spezialwissen gefragt, um einen reibungslosen Ablauf und eine professionelle Gästebetreuung zu gewährleisten. Denn verletzte Empfindlichkeiten – beispielsweise durch eine falsche Begrüßung oder Betreuung – haben schon manchen Gast verärgert oder gar zur Beendigung von Geschäftsbeziehungen geführt. 

Ziel des Protokolls ist, Fehler und Fettnäpfchen zu verhindern!

Meistens haben Sie bei Events nur einen „Versuch“ und der muss klappen. Das Protokoll koordiniert den reibungslosen Ablauf und die Schnittstellen mit den Gewerken. Es schafft eine vertrauensvolle und wertschätzende Atmosphäre, in der sich jeder Gast und Gastgeber wohlfühlen soll. Das alles macht das Protokoll so wichtig für die erfolgreiche Eventorganisation! 

Brauchen wir das Protokoll bei Online-Veranstaltungen?

Auf jeden Fall! Denn auch wenn viele Themen der persönlichen Begegnung wegfallen, wie Empfangsrituale, Sitzordnung und Übergabe von Gastgeschenken, bleiben wichtige protokollarische Grundprinzipien bestehen. Dazu zählen

  • der Rahmen der Veranstaltung,
  • der Programmablauf nach protokollarischen Prinzipien und mit Spannungsbogen,
  • die Rangfolgen bei der Begrüßung und bei Redebeiträgen,
  • bis hin zur gesamten Atmosphäre.

Online gibt es zusätzliche Herausforderungen, die beachtet werden sollten. Hier geht es besonders um die Regeln des Verhaltens und Mitwirkens an der Veranstaltung. Hier kommen wichtige Regeln der Kommunikation und Technik ins Spiel:

  • alle Anwesenden sollten ihre Kameras einschalten,
  • die Mikrophone sollten bei großen Runden stumm geschaltet sein,
  • Wortmeldungen über verschiedene Tools, wie Handhebe-Zeichen und Chats,
  • die Beleuchtung und der Hintergrund des Kamerablicks sollten dem Anlass entsprechen und die Gesprächspartner in ein positives „Bild“ setzen.

Vermeiden Sie ungewollte Überraschungen

Der erste Eindruck zählt – sowohl live als auch online! Nur kann man sich online nicht in die letzte Reihe setzen, um den Blicken anderer zu entgehen. Im virtuellen Raum weiß man nie, wer gerade wen beobachtet.

In einem Seminar beschrieb meine Schweriner Protokoll-Kollegin Sabine Könn das sehr bildhaft: „Wenn sich alle die gängigen protokollarischen Regeln und Umgangsformen bewusst machen, wird schnell klar: Die Katze sollte nicht durch das Bild laufen oder auf dem Schoß schmusen. Binden Sie protokollarische Aspekte und Grundsätze bei virtuellen Events ein und Sie werden künftig eine gute Performanz liefern.“

Am Ende tragen alle – Gastgebende und Gäste – durch ihr Mitwirken und Respektieren der Regeln zum Erfolg der Veranstaltung bei. Und das gilt für Online- und Live-Events!


Silke Freudenberg

Silke Freudenberg ist Event-Expertin, zertifizierte Protokoll-Managerin und Coach. Seit über 20 Jahren unterstützt sie bundesweit Unternehmen und Einzelpersonen bei der Veranstaltungsorganisation, bei professionellen Auftritten sowie persönlichen und beruflichen Weichenstellungen.

Sie ist Mitglied im Deutschen Knigge-Rat und Vorbild-Unternehmerin des Bundeswirtschaftsministeriums für die Initiative „FRAUEN unternehmen“.

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